Rund- und Massenmails
Das Postmaster-Team kann im Auftrag Rund- / Massenmails versenden. Da dies in jüngster Zeit häufiger vorkommt, haben wir hier die Voraussetzungen und Vorgehensweisen zusammengefasst.
organisatorische Voraussetzungen
Die wichtigste Voraussetzung für den Versand einer E-Mail an viele Empfänger ist die „politische Absegnung“ desjenigen, der die Hoheit über alle Empfängeradressen dieser E-Mail hat. In der Regel wird das der Leiter einer Einrichtung, der Dekan einer Fakultät oder der Rektor bzw. Kanzler sein.
technische Vorgehensweise
Für den Versand einer Rund- / Massenmail schreiben Sie zwei E-Mails an postmaster@ruhr-uni-bochum.de.
In der ersten E-Mail erläutern Sie kurz, um welche Rundmail es sich handelt, in wessen Auftrag diese versendet werden soll, wie der Betreff der Rundmail lautet und einen sprechenden Kurztext für die To:-Zeile (bspw. Alle Studierende der …). Diese Informationen werden verwendet um bspw. die organisatorischen Voraussetzungen zuordnen zu können. Den Betreff brauchen wir um die Rundmail zu identifizieren (s.u.). Praktischerweise können Sie hier auch denjenigen, der die „politische Absegnung“ erteilt ins CC: nehmen, dann kann er uns einfach(er) antworten und das OK geben.
Eine Liste der Empfänger hängen Sie an diese E-Mail an. Die Liste kann aus Matrikelnummern oder E-Mail-Adressen bestehen, aber bitte nicht beides mischen. Sollten Sie den Fall haben, dass Sie die Mail sowohl an Matrikelnummern als auch an E-Mail-Adressen senden wollen, so hängen Sie zwei Listen an die E-Mail an. Die Liste sollte eine Klartextdatei sein, die jeweils einen Empfänger pro Zeile enthält. Bitte keine Excel-Tabellen, Word- oder PDF-Dateien.
Die zweite E-Mail ist die eigentliche Rundmail, und zwar genau so, wie Sie sie an die Empfänger versenden wollen. Dies ist (bis auf eine Ausnahme) wörtlich gemeint. Das einzige, was wir nachträglich ändern, ist die To:-Zeile, die durch den *sprechenden Kurztext* (s.o.) ersetzt wird.
Dies bedeutet insbesondere:
- Verwenden Sie den Absender (From:), der auch beim späteren Versand verwendet werden soll
- Verwenden Sie das Reply-To:-Feld um die Antworten zu steuern
Als letztes noch einige Hinweise zur E-Mail:
- Versenden Sie Klartext- / Plaintext- / Nur-Text- E-Mails
- Fassen Sie sich kurz. Je länger die E-Mail, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass sie komplett gelesen wird
- Versenden Sie keine Anhänge. Laden Sie Ihre Daten auf einen Server und versenden Sie, wenn nötig, einen passenden Link
- Verwenden Sie (nach Möglichkeit) eine digitale Signatur